Beszállítóként meg kell vizsgálni a gyártói kapacitást, rendelkeznünk kell éves volumentervvel, amit szükség esetén heti vagy havi szintre is le tudunk osztani.
Bármilyen tárgyalást, egyeztetést érdemes nulladik lépésként azzal kezdeni, hogy az igények megegyeznek-e, és rendelkezünk-e elég kapacitással a kereskedő kiszolgálására.

Szerződéskötéskor mindenképpen ajánlott a várható éves forgalom átbeszélése, valamint a rendelési és szállítási feltételekben való megállapodás. Ezen feltételek alapos és pontos egyeztetésével elkerülhetjük például a nem teljesítés szerinti kötbérezést vagy a túlgyártás miatti selejtet.

A nagy élelmiszerláncok azokkal a szállítókkal szeretnek leginkább dolgozni, amelyek folyamatosan a lehető legjobb kiszolgálási szinten, azaz meghatározott időben a megrendelt mennyiséget tudják beszállítani. Ezt a szintet folyamatosan mérik, és a hiányos szállításokat azonnal jelzik a partnereiknek, megoldást keresve a fennálló szállítási nehézségekre.

Termékkategóriánként változhat a heti rendelési és szállítási napok száma. Minél rövidebb egy termék szavatossági ideje, annál gyakoribb a rendelés. Minél hosszabb egy termék szavatossági ideje, annál könnyebb előre gyártani és a megrendelésig raktározni.

A rendeléseket kategóriától függően napi/heti rendszerességgel kapják meg a szállítók. A termékeket raklaposan vagy raklapsorosan rendelik. Az árukat a megállapodásban szereplő göngyölegekben vagy kartonozásban kell raklapon összeállítva beszállítani, természetesen a kötelező jelzésekkel ellátva a termék csomagolását, a kartonokat és a raklapokat egyaránt. Egy raklapra csak egyfajta termék kerülhet.

A raklapokat és göngyölegeket jó állapotban és tisztán kell beszállítani, különben nem várhatjuk el, hogy csereraklapot, cseregöngyöleget kapjunk helyettük.

Hűtött és fagyasztott áru esetében ügyelni kell arra is, hogy a szállításkori hőmérséklet minden esetben megfeleljen az áru fajtájának megfelelő tárolási hőmérséklettel. Az áru beérkezésekor a szállítási hőmérsékletet minden alkalommal ellenőrzik és rögzítik.

Pékáru

Az olyan rövid szavatossági idejű termékeknél, mint a pékáruk, a hét minden napján történik rendelés, szállítás pedig naponta kétszer. Ebből az következik, hogy ezeknél a termékeknél nem lehet előre gyártani és raktározni. Így néz ki egy folyamat napi szinten pékáru esetében:

1. Megrendelés beérkezése
2. Visszaigazolás
3. Gyártás
4. Áru csomagolása
5. Rendelés összeállítása
6. Beszállítás

Fontos tényező, hogy minden termékkategóriának megvan a hozzá kapcsolódó előállítási ideje, amellyel számolni kell a kapacitástervezéskor, például sajt, szalámi érlelési vagy zöldség, gyümölcs érési ideje.